時間の使い方が上手い人・下手な人の特徴

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世の中生まれながらにして貧しかったり,あるいは裕福な家で育ったりとスタート地点においては格差が生じてしまう場合があります。

しかし,そんな中でもすべての人間において平等に与えられているものがあります。

それは「時間」です。

 

私達人間は1日24時間という概念で行動しています。

与えられている時間は同じですが,過ごし方は様々ですよね。

ストレートにいうと・・

 

能力が高い人間は時間の使い方が上手で

能力が低い人間は時間の使い方が下手です。

ビジネスについてはこちらもご参照ください。

 

職場の人間関係改善と仕事の円滑化について考える

使えない人間とは?特徴と対処法

 

では,具体的に時間の使い方が上手な人とそうでない人は何が違うのか考えてみることにしました。

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時間の使い方が上手な人

・優先順位を決めて的確なスケジューリングができている

 時間の使い方が上手な人は自分の能力で処理できる仕事量を把握しており,この時間でここまでできるという目安があるために,的確なスケジュールを組むことが可能です。

 そのスケジュールに優先順位を組み込むことで,1日の流れをあらかじめ決めることができるため「ムダの無い動き」ができています。

 

・合間の時間を上手に活用している

 例えば会議と会議の待ち時間であったり,電車での移動中などでも出来ることをこなして効率的に仕事をまわしています。

 

メールの一斉返信

資料の熟読

次の予定の再確認

 

などは隙間時間をつかっておこなっている方が多いです。

 

・100%に固執しない

これは請け負う仕事の内容にもよりますが,優先順位をつけた上で

80~90%の完成度で一旦仕上げる

ということも時には重要です。

というのも0%から80%程度までは比較的容易に持って行くことができますが

90%~100%の完成度に持って行くのは容易なことではなく,莫大な時間を費やすことが多いです。

私のイメージとしては

100%を作り上げるためには70%の仕事を2・3本こなす程度の労力はかかる

ような気がします。

 

100%を作り上げても場合によっては無に帰すこともあります。。

(会議等で採用されなかったり,そもそも使われなかったり・・)

効率を考えて思い切った行動も時には必要です。

 

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時間の使い方が下手な人

 

基本は上手な人の真逆の行動をとっていることがほとんどです。

 

・時間が読めず予定を管理できない

 どのくらい時間がかかるのか判断ができないために,その場の状況で動くことになります。結果夜遅くまで残業することになったりすることも。

ゴール(退勤時間)を見据えてそこから逆算していくことが苦手なタイプです。

 

・やたらボーッと休憩・離席している時間が多い

 ちょくちょく離席して飲み物を買いに行ったり,喫煙したり・・ひとつひとつは短い時間かもしれませんが,合算すると1週間で何時間分のロスになっていることでしょうか。

休憩することは大事ですが,時間をしっかり決めてリフレッシュしてもらいたいですね。

 

ちなみにガムシャラに仕事をして這い上がった人の仕事ぶりの話の中で,営業のテレアポを1日中こなしていた時があったそうです。その際に

「トイレには勤務中一度にも行かず電話をかけ続けた」

「トイレに行きたくなる要因となるお茶やコーヒー類も一切とらなかった」

という荒技をおこなっていたそうです。

これは極端な話ですが,限界まで空き時間を削っていくことを考えた結果としては,なるほどな。と思う部分がありました。

 

・ひたすら生産性のない会話に加わっている

時々,着地点の無い話を延々とされる人がいますよね。

プライベートでそのような会話を楽しむのは構わないのですが,ビジネスとなるとなかなかそうもいきません,その間も世の中は動いています。

会議中でも話の要点をしっかり押さえて,不必要な部分はなるべく切り離して考えていきたいものです。

 

時間の使い方をパソコンのように複数同時並行で考えてみる

 

ウインドウズのPCは,あるアプリケーションを開きながら別のアプリケーションも開くことができます。

画面を拡大・縮小したり,途中再開はいつでもできますし,データの保存もフォルダ毎に分けることができます。

まさに私達にとって理想的な脳の使い方といえますよね。

時間の使い方が下手と感じる人は,普段の物事もそのように考えていってはいかがでしょうか?

 

ウインドウズで例えてみると,何かをしている最中に次の仕事が舞い込んできた。

まずその2つをウインドウ分割。

優先度を考え,今やるべき方は大画面。その間もう片方は最小化しておきましょう。

(頭の片隅に残して置く,忘れてしまいそうならメモを残して)

 

1つの仕事を大画面で終わらせた後,次は最小化している方を大画面にしていく。

まずはこの感覚で自分のやるべきことを頭の片隅に置きつつも,ひとつひとつの物事を処理していきます。

慣れてきたら画面半々(50%50%)に分割した状態で作業をしていく。

数をこなしていけばその状態が25%の4分割であったり,同時並行で作業量を増やしていくしていくことが当たり前にできるようになります。

 

注意点としてはあまり分割しすぎないこと。

 

最大でも4分割程度にとどめておいて,その他は最小化しておきましょう。

でないとどれも中途半端でかえって効率が悪くなることもあります。

自分の能力に見合った同時作業をこなすのが理想的ですよね。

 

時間の使い方は仕事だけでなく私生活においても重要である

 

時間はどのような場合においても進み続けていますよね。

先ほど書いてきたことのいくつかは仕事だけでなく,私生活においても活用できます。

例えば今週の休日は

 

・朝は掃除をする

・午前中で買い物から洗濯まで済ませる

・お昼はのんびり+読書の時間を作る

・夜は友達との約束を入れる

 

もしくはダラダラ過ごすにしても

 

・午前中いっぱいはあえて何もしない時間(ゆっくり休む)

・お昼からお出かけ

・夕方からは運動やトレーニングに

・帰ってきて風呂・夕食を済ませたら今日は早めに就寝する

 

など簡単なスケジュールを設定することで,日常の生活にもメリハリをとりいれつつ何となく過ごしてしまうという状況を避けることができます。

 

時間の扱い方を意識し上手になることで,何も考えない人よりもはるかに充実した生活を送れますし,大きなアドバンテージとなります。

自分の置かれた状況を把握し,常に物事を整理しながら生活することで有意義な人生を送れるといいですね。

 

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